Empresa FamiliaGente PV

Consejo de familia: Clave para preservar el legado familiar

El Consejo de Familia es un órgano poco conocido y relativamente nuevo, que se ha convertido en los últimos años en uno de los motores esenciales de la organización de la familia empresaria.

.

Por: C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas

.

Un padre le dijo a su hijo: “Ten cuidado por donde caminas”. El hijo le respondió: “Ten cuidado tú, recuerda que yo sigo tus pasos”

Mucho se habla de la utilidad que tiene el contar con un consejo de familia dentro de la empresa, sin embargo, es común percatarse cómo dentro de las organizaciones, las juntas del Consejo de Familia simplemente significan una pérdida de tiempo dónde es casi imposible llegar a acuerdos.

.

¿Qué es el Consejo de Familia?

El Consejo de Familia es un órgano poco conocido y relativamente nuevo, que se ha convertido en los últimos años en uno de los motores esenciales de la organización de la familia empresaria, llegando a ser imprescindible, especialmente en empresas familiares de segunda generación y con un alto potencial de continuidad. Es el órgano en el que la familia define y toma decisiones estrictamente sobre aquellos aspectos que se refieren a su relación con la empresa.

Por ello, es importante que recordemos que el objetivo del Consejo Familiar es representar una especie de asamblea de accionistas con interés común familiar, mismo que debe ser integrado por miembros de la familia involucrados en la empresa, así como por uno o varios consejeros externos.

Es recomendable que en el Consejo tengan representación todas las ramas familiares y que, a ser posible, sea multigeneracional. Algunas familias, en el tránsito entre la segunda y tercera generación, han establecido Consejos de Familia con participación de todos los hermanos accionistas y varios primos mayores de cierta edad (por ejemplo 25 años), por turnos rotativos de duración limitada (por ejemplo dos años). Para que resulte operativo, se recomienda que no cuente con más de nueve miembros.

Hay que tener presente que el consejo de familia tiene que definir con detalle los modelos de organización y dirección de la empresa familiar, así como el papel reservado a los miembros familiares en los diferentes órganos de la empresa.

En todo lo relativo a la propiedad, relaciones entre la familia y la empresa, el Consejo tiene una de sus tareas más trascendentes. Debe dar respuesta a cuestiones como: quién debe ser accionista, quién debe ejercer los derechos políticos y económicos y de qué forma, cuál debe ser la política de dividendos, cómo se regula la transmisión de las acciones o si debe haber un fondo de liquidez. De la misma forma, también debe decidir sobre aspectos testamentarios, regímenes económicos matrimoniales y cuestiones relativas a los criterios para la creación y composición de los órganos de gobierno de la empresa.

Pero ¿cómo podemos organizar reuniones efectivas del consejo de familia y evitar que estos encuentros familiares se acaben convirtiendo en un foco de tensiones?

La periodicidad de las reuniones depende exclusivamente de la cantidad de temas a tratar y su complejidad. En la práctica suelen reunirse entre dos y seis veces al año.

.

A continuación te presento 10 puntos clave que te ayudarán a lograrlo. 

“El objetivo del Consejo Familiar es representar una especie de asamblea de accionistas con interés común familiar, mismo que debe ser integrado por miembros de la familia involucrados en la empresa, así como por uno o varios consejeros externos…”

.

  1. Planear una orden del día.

El propósito de las juntas familiares es crear un ambiente de comunicación y armonía, donde el diálogo entre los miembros mejore el conocimiento entre ellos y la empresa. Para mantener dicho objetivo, se debe entregar a los miembros del Consejo Familiar una orden del día con los puntos específicos a tratar para poder prepararse adecuadamente para la reunión.

  1. Asignar responsabilidades.

Una vez que se cuenta con los temas a tratar en la reunión, es bastante útil asignar roles y responsabilidades entre los miembros de la familia, esto para dejar en claro el liderazgo y fomentar el trabajo en equipo. ¿Quién dirigirá la reunión? ¿Quién tomará las notas de los temas tratados?

  1. Contar con un registro de las reuniones de familia.

Al momento de asignar responsabilidades, se debe asignar un rol específico que tome notas de los principales acuerdos y decisiones que se tomen en la reunión, es decir, documentar la reunión. Al hacer un resumen es importante registrar a los familiares que asistieron, los principales temas tratados, las conclusiones y las acciones que se tomaron. Esta información debe guardarse y estar disponible para que los miembros de la familia puedan consultarla.

  1. Involucrar a las personas adecuadas.

En función de los objetivos de la reunión, habrá que invitar a los miembros de la familia que tengan edad para participar, familiares que tengan una participación activa en la empresa, parientes políticos y otras partes interesadas que sean clave para los temas que se tratarán (empleados, asesores, etc.)

  1. Invitar a un consejero externo.

Es importante invitar a una persona de confianza, y que a su vez sea muy respetado por la familia que funja como consejero externo, esto con el objeto de contar con una persona competente que ayude en la toma de decisiones y que facilite la dinámica de la reunión.

  1. Establecer reglas claras.

El objetivo de esto es fomentar reuniones de familia eficaces. Algunos ejemplos de reglas básicas van desde prepararse para la reunión, llegar puntuales, evitar interrupciones cuando un miembro tenga la palabra, no desviarse de la orden del día, entre muchos otros.

  1. No desviarse del tema.

Pueden existir ocasiones que surge un tema importante que no esté en la orden del día, en vez de que los miembros del Consejo Familiar desvíen el foco de atención, es mejor hacer una lista con los temas a tratar de la siguiente reunión. Lo anterior ayudará a planear ése tema importante de manera adecuada en la siguiente junta.

  1. Cerrar con un plan de acción.

Muchas veces, las juntas de familia pueden ser muy provechosas, pero si los resultados no se concretan en puntos de acción, entonces la junta deja de ser productiva. Es vital concluir con una descripción de las acciones a tomar, y quiénes serán los responsables de llevar a cabo dicha acción, asimismo, las acciones tomadas deben ser informadas en su momento al Consejo de Administración.

  1. Mantenerse al tanto del progreso.

Es decir, los miembros del Consejo Familiar deben de comprometerse con los acuerdos y darles seguimiento. Esto es vital para que en la siguiente reunión se informen los avances de dichos acuerdos.

  1. Organizar convivencias.

Adicional a las juntas tradicionales del Consejo Familiar, es necesario organizar actividades distintas esporádicamente, lo cual ayudará a fortalecer las relaciones familiares y abrir nuevos canales de comunicación. Se trata de encontrar actividades que sean divertidas para todas las edades, que fomenten la creatividad y la colaboración. Por ejemplo, organizar retiros familiares que incluyan juegos, deporte, actividades de ocio, etcétera. facilita la relación entre los miembros de la familia y fomenta la cohesión entre ellos.

.

Definir los roles de los familiares en la empresa

Hay que tener en claro los distintos roles que los familiares pueden tener en la empresa (como consejeros, directivos, trabajadores o accionistas), ya que sin ello, difícilmente va a poderse profesionalizar a la familia empresaria. Hay una sola forma de disminuir el impacto de estos problemas y es estableciendo formas de gobierno. Familia – Propiedad – Empresa.

Todo ello implica desarrollar por parte de los Consejeros Familiares, una clara actitud de liderazgo y conocimientos empresariales y pedagógicos.

 Cierro con esta reflexión del experto en empresas familiares Santiago Antognolli “Los problemas que enfrenta la Empresa Familiar, son exactamente los mismos que los de las demás empresas, sólo que a las primeras se les agregan los problemas de la familia.”