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Aplicando el FODA

Es importante comprender que todos los negocios, aún en épocas de bonanza, están expuestos al riesgo de que ocurran eventos que les impidan lograr sus objetivos de negocio.

Con base en los puntos previamente analizados como factores de riesgo, y utilizando el análisis FODA, se propone una matriz de ayuda para evaluar la situación actual del negocio y de esta manera trazar las acciones y las estrategias a seguir.

El conocimiento de las propias fortalezas y debilidades, así como, la detección de oportunidades y amenazas existentes, ayudarán al establecimiento de adecuadas medidas de corrección.

Si analizamos los puntos anteriores donde hablamos de las oportunidades y amenazas, podemos observar que una oportunidad puede verse como amenaza y viceversa. Por ejemplo: El cambio de la tecnología podría resultar una oportunidad para quien pueda adquirir la nueva tecnología; lo que le proporcionaría ventajas, mientras que podría ser una amenaza para quien tarde en adoptarla, pues se iría quedando en el rezago. Una vez más queda claro que el tiempo de respuesta ante los cambios es un factor fundamental para la supervivencia de un negocio.

De igual manera, de los factores de riesgo planteados al inicio, algunos podrán resultar (dependiendo de la situación actual de cada negocio), en fortalezas o debilidades, oportunidades o amenazas. Sin embargo, es necesario acotar, que la cristalización óptima del análisis FODA del negocio, es la estrategia de negocios misma. Sin una adecuada estrategia, de nada sirve lo demás.

Así, se propone la siguiente matriz general FODA, que podrá particularizarse para cada situación. Como ejercicio se tratarán punto a punto los factores más comunes que llevan al fracaso de los negocios. Determine en qué condición se encuentra su negocio respecto a cada factor planteado.

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Desconocimiento de las propias fortalezas.

Muchas organizaciones ignoran sus lados fuertes, no saben en qué son buenos y desconocen las ventajas que tienen respecto a la competencia; ese es uno de los motivos principales de este ejercicio. El autoconocimiento de las fortalezas con las que cuenta su negocio ayudará a enfocarse en ellas para sacar adelante su negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Desconocimiento de las propias fortalezas.

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Crisis económica global

Al ser un factor externo se puede clasificar como amenaza o una oportunidad:

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
De encontrarse un área de oportunidad o desatendida en la que el negocio pudiera incursionar Alta dependencia de los mercados globales

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Gastos desmedidos y sin control

El control de gastos depende de la administración del negocio por lo que podrá clasificarse como fortaleza o debilidad.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Buena administración y control de los gastos. Gastos desmedidos y sin control

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Altos costos de operación.

Los costos de operación pueden representar una debilidad o una fortaleza para un negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Bajos costos de operación. Altos costos de operación.

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Fraudes y robos dentro de la empresa.

Una mala administración, así como, la falta de compromiso por parte de los empleados, clientes y proveedores provocan que se den estas situaciones. Una debilidad del negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Fraudes y robos internos por parte de los empleado, clientes y proveedores

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Contingencia severa.

Las contingencias son situaciones imprevistas generalmente externas que impactan en el presupuesto del negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Contingencias severas

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Mala proyección de negocios

La mala proyección de negocios es una debilidad de la empresa, si el negocio cuenta con una buena proyección será una fortaleza.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Buena proyección de negocios Mala proyección de negocios.

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Vendedores incompetentes y falta de estrategias de mercadeo

La baja motivación de los vendedores en conjunto con una deficiente mercadotecnia son asunto interno del negocio por lo que serán una debilidad. Una planilla de vendedores dinámica y motivada junto con las correctas estrategias de mercadeo, serán una fortaleza del negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Planilla de vendedores dinámica y motivada con un buen sistema de mercadotecnia Vendedores flojos y falta de estrategias de mercadeo

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No tener metas a mediano y largo plazo

La falta de metas y objetivos y de una planeación que fije el rumbo del negocio no lo llevará a ningún lugar. El establecimiento de metas y objetivos claros y una buena planeación estratégica, serán una fortaleza.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Metas y objetivos claramente establecidos No tener metas a mediano y largo plazo

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Planilla de personal demasiado costosa

Tener demasiados empleados cuesta mucho al negocio, y en tiempos difíciles puede hacerlo fracasar.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Planilla de personal demasiado costosa.

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Falta de control interno o tener un control interno no alineado a la estrategia de negocios

Una administración deficiente de todo el negocio lleva al caos administrativo y a la desinformación. El eficiente manejo administrativo de un negocio lleva al conocimiento y al control del mismo. Por otra parte, de nada servirá un control interno que nos ayude a lograr los objetivos, si los objetivos no están bien planteados.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Administración eficiente del negocio. Caos e ineficiencias. Que el control no obedezca a la estrategia.

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Información financiera deficiente

Para tomar decisiones es necesario contar con la información suficiente, un desconocimiento del propio negocio imposibilita la toma de decisiones. La disponibilidad de información financiera confiable dará al directivo herramientas para decidir oportunamente.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Disponibilidad de Información financiera  confiable Información financiera deficiente

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Altos inventarios y poca rotación

Tener el almacén lleno y sin movimiento representa altos costos para el negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Altos inventarios y poca rotación.

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Mal control de la asignación de crédito a los clientes

Una mala asignación de crédito trae consigo un alto nivel de cartera vencida e incobrable.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Mala control en la asignación de créditos.

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Problemas fiscales

Una carga fiscal excesiva y créditos fiscales con las autoridades en litigio que tienen que ser garantizados, impactan nuevamente las finanzas del negocio. Contar con una situación fiscal sana, es una fortaleza para el negocio.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Situación fiscal sana. Problemas fiscales.  

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Problemas por cargas sindicales o laborales

De acuerdo a las condiciones establecidas en los contratos colectivos y a la capacidad de negociación  que se tenga será una debilidad;  sin embargo, si los dirigentes sindicales son personas problemáticas, la situación podría convertirse en amenaza.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Condiciones en  contratos Sindicato difícil.

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Falta de liderazgo y dirección en la empresa por problemas familiares.

Cualquier organización sin cabeza, o con una dirección deficiente está condenada al fracaso.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Falta de liderazgo y dirección en la empresa.

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Regulaciones jurídicas.

Las regulaciones que impacten en los servicios o productos que ofrece el negocio pueden afectar severamente las finanzas, especialmente cuando se trata de productos altamente regulados (cigarros, vinos, licores, etc.). Por ser una situación externa se considera una amenaza.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Regulaciones jurídicas

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Bajos márgenes de utilidad por precios en el mercado.

Los bajos márgenes de utilidad por precios en el mercado son una amenaza, si la sumamos a un negocio con altos costos de producción, se estaría en una situación de alto riesgo.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Altos costos de producción. Bajos márgenes de utilidad por precios en el mercado.

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Falta de enfoque al cliente

Un sistema de atención al cliente deficiente es una debilidad que lleva a no ganar nuevos clientes y perder los existentes. No se debe olvidar que el cliente es lo más importante para el negocio y se debe trabajar siempre orientado a la satisfacción de sus necesidades.

FORTALEZA OPORTUNIDAD DEBILIDAD AMENAZA
Negocio enfocado al cliente con un sistema de atención efectivo. Falta de atención al cliente.

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ACTÚE

Una vez conociendo como nos encontramos, es momento de actuar y definir hacia dónde vamos.

Cómo puede observar, de los 20 factores que analizamos, sólo el 20 %  depende del entorno, el resto son producto de una deficiente administración y control interno del negocio. En otras palabras, está en sus manos resolver la problemática que vive su negocio. Nosotros le hacemos las siguientes sugerencias para lograrlo:

-Determine las principales causas de que su negocio vaya mal. Una vez que ha realizado el FODA y detecte las causas del mal de su negocio, determine cuales son los factores críticos y actué de inmediato implementando las medidas correctivas necesarias.

-Contemple recortar su planilla de personal. Será importante prescindir de personal innecesario, realice una redistribución de tareas. Puede sonar duro, pero tendrá que hacerlo si quiere salvar su negocio; si el negocio fracasa se perderán de cualquier forma todos los empleos y no sólo unos cuantos.

-Replanteé su estrategia de ventas. La única forma de que un negocio crezca, es vendiendo. Determine si la estrategia que está utilizando  funciona. Evalúe  el desempeño de sus vendedores y junto con ellos elabore una nueva estrategia de ventas.

-Busque asesoría fiscal. Si tiene problemas fiscales será necesario que lo consulte con expertos que puedan ayudarte a regularizar tu situación.

-Determine si sus precios son competitivos. Evalúe cómo están sus precios comparados con la competencia, ¿puede ajustarlos? ¿es necesario bajar costos para poder competir en precio? Negocie con sus proveedores o busque opciones que le ofrezcan mejores precios.

-Detecte fugas de dinero. Corte cualquier fuga de dinero por robo. Reduzca al mínimo el número de personas que tienen contacto directo con el dinero y evalúe si es realmente personal de confianza quien lo maneja.

-Recorte y elimine los gastos innecesarios. A menudo existen dentro de las empresas gastos excesivos, valore si se gasta demasiado en publicidad, papelería, viáticos, rentas, mantenimiento, etc. No utilice su negocio como caja chica para cubrir sus gastos personales indiscriminadamente.

-Adopte una administración integral de riesgos. Un enfoque de administración integral de riesgos le permitirá administrar el negocio “a la defensiva”, es decir, prever situaciones de riesgo evaluándolas con base en su probabilidad e impacto de ocurrencia y diseñando e implantando los controles que los mitiguen. Un consejo… “El control debe apoyar el uso óptimo de los recursos”.

-Conozca su negocio, mejore su control interno. Si tiene una buena administración interna, podrá localizar problemas fácilmente, desde las fugas de dinero antes mencionadas, hasta personal ocioso. El conocimiento de su empresa le permitirá controlarla.

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CONCLUSIONES

Pueden existir factores además de los aquí propuestos,  la situación de cada negocio tiene características particulares que dependen de su ubicación y situación local. Esta metodología pretende proporcionar criterios generales para el análisis y evaluación de la situación actual de un negocio.

En la medida que la Dirección de la empresa logre identificar y materializar áreas de ahorro inmediatas, así como oportunidades de mejora en el control interno, con lo anterior  se producirá un desencadenamiento de una cultura de administración “cautelosa” del negocio, orientada a los resultados, lo cual, en turno, ayudará a generar ganancias donde antes solamente había gastos.

El éxito de su negocio dependerá de su personal, los recursos humanos son el factor motriz de cualquier organización. Tanto el director como el resto del personal son corresponsables del buen funcionamiento del negocio. El director y sus colaboradores deberán trazar las estrategias y definir las acciones que den rumbo al negocio, los empleados de todos los niveles tendrán que trabajar en la misma sintonía para alcanzar los objetivos planteados.